2021 – hva nå?

Beredskap i 2021

Mens vi ennå står midt oppe i håndteringen av den mest alvorlige pandemien i Norge i moderne tid, er det på tide å heve blikket mot 2021. For det er nå du må ta noen grep og få beredskapen på stell.

Da Covid-19 pandemien traff Norge i mars, opplevde vi en rekke henvendelser fra kunder som trengte hjelp med praktiske utfordringer rundt bruken av CIM, som oppsett av tilganger, brukerimport, og visning av informasjon. Langt fra alle kunder hadde en god nok beredskap i forkant eller hadde på plass automatiserte rutiner for brukerimport i CIM.

De fleste hadde heller ikke trent tilstrekkelig. Starten av pandemihåndteringen ble for mange derfor langt mer krevende enn nødvendig, før systemer og organisasjon for håndteringen kom på plass.

Omfanget av pandemien overrasket mange – likevel opplevde vi også at mange av våre kunder raskt hadde kontroll over situasjonen i egen virksomhet og hadde gode planverk på plass som fortsatt var aktuelle. Noen utvidet eksisterende planverk med oppdaterte vedlegg for pandemihåndtering, og reviderte øvrige planer for en ny hverdag.

For når Covid-19 har blitt den nye normalen, må ikke det forstås som vi ikke behøver å gjøre noe. Tvert om, vil en ny normalsituasjon med forhøyet beredskap og de begrensningene smittevern setter, bety at ROS-analyser og planverk må gjennomgås.

Fortsatt kan andre hendelser inntreffe uavhengig av, eller som følge av, koronapandemien.

Hvilke nye utfordringer innebærer denne nye normalsituasjon? Får dette konsekvenser for andre deler av planverket vårt? Kan vi eksempelvis fortsatt bruke hotellet vi har avtale med som pårørendesenter ved ulykker – eller er det Korona-stengt? Vil smittevern-bestemmelser legge begrensninger på informasjonsmøter og fysiske samlingsplasser ved andre hendelser? Hvordan skal vi sikre informasjonsflyt – og ikke minst informasjonssikkerhet og sporbarhet – i en hendelse når alle sentrale medarbeidere er henvist til hjemmekontor?

Evaluering

Dersom organisasjonen ikke allerede har gjennomført evalueringer av håndteringen av pandemien, bør det gjøres nå. Nå er dessuten kunnskapen og erfaringene ferske. Det er høstet erfaringer fra bruken av beredskapsplanen og CIM i en hendelse som har gått over tid, og som faktisk pågår. Er det elementer i plan og beredskap som nå bør justeres, etter disse erfaringene?

5 viktige spørsmål å stille før du skal evaluere håndteringen av koronapandemien – Quo vadis?

Erfaringene vi i F24 Nordics har registrert, er at det for mange av kundene ennå er mye å hente på automatisering av blant annet brukerimport til CIM. Likeså er det fornuftig å få på plass Single-Sign-On i de virksomheter der dette ikke allerede er på plass. Modulen for arbeidsflater er et annet nyttig verktøy, som kan bety store forbedringer i arbeidsflyt, informasjonsdeling og samhandling.

Pandemien har ført til større behov enn tidligere for samhandling og deling av informasjon og loggføringer på tvers av virksomheter. I tillegg har bruk av hjemmekontor gitt utfordringer for informasjonsdelingen. Basert på tilbakemeldinger gjennom 2020 er vi derfor straks over nyttår på plass med muligheten for å chatte i CIM, som ivaretar kravene til sikkerhet, fleksibilitet og ikke minst sporbarhet.

Det økte behovet for samhandling med andre aktører aktualiserer også behovet for en gjennomgang av interessentanalysen. Hvem skal vi og må vi forholde oss til i samfunnsovergripende hendelser som dette? Hva med andre hendelser som rammer IT/telekom og infrastruktur?

Bruk CIM daglig

Lite trening i bruk av CIM og lite praktiske øvelser i forkant av pandemien, resulterte dessverre i unødige problemer for mange kunder. De som benytter CIM i det daglige arbeidet hadde imidlertid en stor fordel, ved at medarbeidere allerede var fortrolige med arbeidsmetodikk og verktøy. Det kan derfor være fornuftig å se på om virksomheten kan benytte CIM mer i daglig drift. For eksempel kan vaktlogg og den nye case-modulen gjerne brukes til enklere avvikshåndtering i hverdagen. Det gjør det også enklere å oppgradere allerede registrerte case om en hendelse eskalerer. Presse- og mediemodulen kan med fordel benyttes i det daglige for all mediekontakt, og varslingsmodulen kan med fordel også benyttes til mer enn bare beredskapsvarsling.

Pro-aktivt

CIM er bygget med en rekke moduler for å gi virksomheten mulighet til å drive proaktiv krisehåndtering. Men samspill og oppsett må tilpasses organisasjonen. Det er heller ikke dumt å høste erfaring fra andre CIM-brukere. Våre konsulenter kan bistå med forslag til løsninger og tilpasninger, basert på faglig kunnskap og ikke minst reelle brukererfaringer med hva som fungerer og ikke. Bruk oss derfor gjerne som sparringpartner i det videre beredskapsarbeidet.

Det kanskje viktigste grepet for 2021 er å øke bevisstheten om de risiko og sårbarhetsanalyser som er gjort. Ta innover seg risiko og se på hvilke tiltak som kan redusere konsekvenser av mulige scenarioer. Koronapandemien burde for øvrig strengt tatt ikke kommet som en overraskelse. DSBs analyser av krisescenarioer fra 2019 traff skremmende godt. Varslene fra Kina kom allerede 5. januar. Men svært få hadde tatt de innover seg og gjort en reell vurdering av egne planverk og verktøy, samt sett på risikoreduserende tiltak.

Det kan være verdt å ta en ny titt på analysen gjort av DSB. Du finner den her.

Så kan du svare på spørsmålet: Er du nå forberedt for 2021 hvis noen av de andre scenarioene i rapporten slår til?

Har du behov for hjelp til gjennomgang og evaluering, samt se på tilpasninger/endringer av løsningen? Ta kontakt – vi hjelper deg gjerne.

Våre anbefalinger for 2021:

  • Gjør en grundig evaluering av organisasjon og håndtering så langt
  • Gjennomgå ROS, tiltak for risikoreduksjon og beredskapsplan
  • Evaluer interessentanalysen
  • Evaluer bruken av CIM og identifiser forbedringspunkter
  • Automatiser prosesser som f.eks. brukerimport til CIM
  • Legg plan for beredskapsøvinger og trening

Kristian Pettersen

Kristian Pettersen er leder for Customer Success Team, avdelingen som ivaretar prosjektledelse og kundeleveranser. Han har befals- og krigsskoleutdanning fra Forsvaret, har studert ved University of California, Berkeley og har en mastergrad i statsvitenskap fra NTNU. Kristian er major i Heimevernet og har tidligere jobbet for blant annet Kongsberg Gruppen.

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.