5 viktige spørsmål å stille før du skal evaluere håndteringen av koronapandemien – Quo vadis?

Våren 2020 må kunne sies å ha vært en vår litt utenom det vanlige, og mange har hatt rik anledning til å teste så vel beredskapsorganisasjon og planer som egen utholdenhet. For min egen del fikk stort sett alt jeg har arbeidet med de siste 5 årene et brått og brutalt møte med virkeligheten torsdag 12. mars. Mye fungerte bra, men det var også en del som enten ikke fungerte så bra, eller som fungerte på en annen måte enn jeg hadde tenkt, forutsett og forutsatt. Jeg er antakelig ikke alene om å ha blitt noen erfaringer rikere. Spørsmålet er hvordan vi kan samle og forvalte de individuelle erfaringene slik at vi sammen står enda bedre rustet til å håndtere neste bølge av den pågående hendelsen eller neste hendelse.  Hva skal vi gjøre, hvordan skal vi gjøre det, hvem skal vi involvere, hva skal vi være nysgjerrige på og når skal vi gjøre det?

Hva skal vi gjøre?

Svaret er selvfølgelig å gjennomføre en evaluering – en målrettet og systematisk datainnsamling, analyse og vurdering – av håndteringen. En evaluering kan gjennomføres før, underveis og etter en håndtering, og den kan gjennomføres på mange måter. Hensikten vil være å danne grunnlag for forbedring og gjøre det mulig å endre kurs og/eller justere på organisasjon, prosesser eller tiltak. For evalueringer som gjennomføres underveis i eller etter en håndtering er det naturlig nok viktig å kapitalisere på den erfaringen vi har samlet.

Hvordan skal vi gjøre det?

Evaluering kan gjøres på mange måter avhengig av hva du har anledning til å bruke av tid og ressurser. Et enkelt evalueringsopplegg kan for eksempel bestå av følgende hovedelementer:

  • Et oppstartsmøte
  • En enkel nettbasert spørreundersøkelse
  • Intervjuer med nøkkelpersoner i håndteringen
  • Sammenstilling og analyse
  • Et avslutningsmøte med presentasjon av innhentet informasjon, funn og forslag til tiltak

Hensikten med oppstartsmøtet vil primært være å forankre arbeidet og få en helt overordnet vurdering av og refleksjoner rundt håndteringen. Dette vil gi et nyttig grunnlag for å spisse de påfølgende evalueringsaktivitetene.

En nettbasert spørreundersøkelse gir mulighet til å nå ut til mange respondenter.  Derved får man et bredt og godt informasjonsgrunnlag uten at tidsrammen økes tilsvarende. Målgruppene for undersøkelsen bør være krise-/beredskapsledelsen, linjeledelsen, sentrale funksjoner og organisasjonselementer som har vært involvert og andre som har vært berørt av håndteringen. Det er viktig at man her tenker både internt og eksternt. En nettbasert spørreundersøkelse bør:

  • være tilpasset målgruppen – enten ved at undersøkelsen inneholder flere ulike spor avhengig av hva man svarer eller ved at man lager flere undersøkelser
  • ikke være for lang – det bør ikke ta mer enn maksimalt 10 – 15 minutter å svare
  • bare inneholde spørsmål som er viktige og nødvendige og som oppleves som relevante i sammenhengen
  • gi mulighet for utdypning, men ikke inneholde for mange spørsmål som krever fritekstsvar
  • testes før den sendes ut – både for å sikre at spørsmålene er entydige og forståelige og for å sikre at de er dekkende

Intervjuer gir mulighet til å gå i dybden og utvikle en bedre forståelse for det som fremkommer gjennom oppstartsmøtet og den nettbaserte undersøkelsen. Målgruppen vil være et begrenset antall utvalgte representanter for krise-/beredskapsledelsen, linjeledelsen og de ansatte, og et slikt intervju vil typisk ha en varighet på 1/2 til 1 time.

Intervjuene bør baseres på en intervjuguide – en liste over temaer og spørsmålsstillinger som skal berøres. Selve intervjuet gjennomføres som en samtale der intervjuobjektet får åpne spørsmål og gis anledning til å reflektere fritt rundt de spørsmålene som stilles. Intervjuguiden tjener som en veiledning som skal sikre at alle relevante temaer berøres. Samtidig som den gir rom for å bevege seg frem og tilbake mellom temaene og spørsmålene som det faller seg naturlig i samtalen.

Sammenstillingen og analysen skal sikre at vi fanger gnisten i det som er fremkommet gjennom spørreundersøkelsen og intervjuene. Dette setter oss i stand til å være konkrete på:

  • hva som har vært bra – og som vi følgelig bør forsterke og gjøre mer av
  • hva som har fungert mindre bra – og som vi følgelig bør gjøre noe med

Hvem skal involveres?

I en nettbasert undersøkelse, der ressursbehovet per enhet er begrenset, kan man kaste nettet ganske vidt. Det bør følgelig være enkelt å få et både representativt og tilstrekkelig utvalg. Når det gjelder intervjuobjekter vil antallet av praktiske og ressursmessige årsaker være vesentlig lavere. Derfor bør man være mer bevisst og målrettet i utvalget. Her er det etter min oppfatning særlig to forhold som er viktige. Det ene er at vi sikrer at vi får med både de som har vært direkte involvert i håndteringen og de som ikke har vært involvert, men som har blitt påvirket. Det andre er at vi får med både de som har vært og er positive og de som har vært og er kritiske. Da får vi et mest mulig balansert og riktig bilde. 

Hva er hensikten?

Hensikten med evalueringen er å finne ut av hva som har fungert bra og hva som har fungert mindre bra i håndteringen som helhet. Hovedtemaene for evalueringen bør følgelig være:

Beredskapsorganisasjon

  • Har den fungert som ønsket og forventet?
  • Er den riktig sammensatt – både med tanke på funksjoner og persongalleri?
  • Har den tilstrekkelig utholdenhet?

Planverk

  • Er planverket kjent?
  • Har det vært brukt?
  • Oppleves det som nyttig og relevant?

Samhandling og samvirke

  • Hvordan har samarbeid og samhandling i beredskapsorganisasjonen fungert
    • internt på de ulike nivåene?
    • på tvers av nivåer og organisatoriske grenser?
  • Hvor enkelt har det vært å holde seg oppdatert på situasjonen, beslutninger og tiltak
    • internt i egen del av organisasjonen?
    • på tvers av nivåer og organisatoriske grenser?
  • Hvordan har samarbeid og samhandling mellom beredskapsorganisasjonen og linjeorganisasjonen fungert? Er roller, ansvar og myndighet tydelig definert?
  • Hvordan har samarbeid og samhandling med eksterne aktører (kunder, leverandører og samarbeidspartnere) fungert?

Intern og ekstern informasjon

  • Har vi kommunisert og informert tydelig og konsistent?
  • Har vi nådd ut til dem vi har ønsket og hatt behov for å nå ut til?
  • Har vi hensiktsmessige plattformer og kanaler, og har vi klart å bruke dem på en hensiktsmessig måte?

Listen er på ingen måte uttømmende, og spørsmålene må selvsagt konkretiseres og tilpasses den virkeligheten vi står i.

Når skal vi gjøre det?

Erfaring er ferskvare, og det er vel ikke så mange av oss som er så systematiske at vi løpende skriver ned erfaringer og læringspunkter. Man bør følgelig ikke vente for lenge med å gjennomføre en evaluering. Samtidig er det lite heldig å sende ut en spørreundersøkelse rett i forkant av eller i en ferieperiode. Det vil sannsynligvis påvirke både svarprosent og svarkvalitet. Akkurat nå er altså ikke timingen optimal. Det er imidlertid intet hinder for å starte forberedelsene – definere problemstillinger, formulere spørsmål, utarbeide spørreundersøkelse(r) og intervjuguide, definere utvalg av respondenter og intervjuobjekter, planlegge og invitere til møter og intervjuer – slik at du kan trykke på knappen når folket er tilbake fra ferie.

Jeg har erfart mer de siste 3 – 4 månedene enn de foregående 5 årene. Utfordringen nå er å omsette erfaringen i læring – relativt varig endring av atferd. Svaret ligger i å jobbe systematisk gjennom de 5 spørsmålene som beskrevet over.

For min egen del har jeg allerede brukt en del tid på å oppsummere erfaring og trekke ut læring – både på egen hånd og sammen med kunder. I sommer kommer jeg nok likevel til å bruke litt tid og tankekraft på å reflektere over den tiden vi har vært gjennom, og spesielt på å finne ut av hva av det jeg har erfart som har en generell anvendelse – og hva som «bare» er relevant i et pandemiscenario. 

God sommer!

Book en demo:

Avtal en uforpliktende demo

Hvordan kan CIM bidra i din organiasjon

Vet du hvor dataene dine lagres, og hvem som har tilgang til dem?

Folk som jobber med beredskap og krisehåndtering er opptatt av gode systemer der data lagres sikkert. I en verden der skybaserte tjenester er stadig mer utbredt, er det likevel ikke en selvfølge at det kun er din egen virksomhet som har tilgang til dine lagrede data. Dette avhenger av hvor maskinene til skylagringstjenesten befinner seg. […]

Les mer
Koronapandemien-6-tips-2020-blogg

Koronapandemien – 6 tips som gjør at du står sterkere hvis vi får en oppblomstring

Da sitter jeg her da – en erfaring rikere. Svaret på Covid-19 testen var negativ og jeg tenker at det var jammen nære på. Alle symptomer på Korona var der, ikke tap av smaksans, men samtlige andre. 6 dagers ventetid på test! Tenk det! Jeg trodde virkelig vi hadde lært nå, og fått på plass […]

Les mer

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.