9 ting du må huske ved kjøp av alarm og varslingssystem

Varsling via meldinger fra telefon

Når du skal kjøpe alarm og varslingssystem, er det visse funksjoner og tjenester du bør vurdere. Varslingssystemer er omfattende og de har mange ulike fokus. Befolkningsvarsling, Servicevarsling, Gruppevarsling, Beredskapsvarsling, Mobiliseringsvarsling, Alarm og Lokasjonsvarsling – kjært barn har mange navn og mulighetene er mange.

Når varslingssystemer er så omfattende er det viktig å forstå at de også har mange ulike kvaliteter. Et befolkningsvarslingssystem som skal varsle flere hunder tusen personer må ha andre egenskaper enn et system som raskt skal mobilisere ressurser til en redningsaksjon eller en krisestab. Du vil derfor finne betydelige forskjeller mellom systemene. Det er mange forhold å ta i betraktning:

  • Skal du ringe opp hver enkelt, eller ønsker du å benytte et system som sender ut epost, SMS eller omgjør tekst til tale før systemet ringer opp?
  • Hvordan ønsker du tilbakemeldinger?
  • Skal det registreres hvem som har mottatt varsel?
  • Ønsker du å vite hva som ble svart fra den enkelte?
  • Ønsker du å automatisere tilbakemeldingene slik at den som blir varslet får mulighet til å trykke en tast på sin telefon for å registrere et svar?
  • Ønsker du at en slik varslingslogg skal være tilgjengelig som en del av håndteringen av hendelsen?
  • Hvem er mottakerne, hvilket språk forstår de, hvordan kan de nås og hvordan vil de forstå det som sendes?

Du må vurdere følgende kvaliteter og funksjoner:

Varslingskanaler

Hvordan har du tenkt å nå mottakerne med dine meldinger Valg av kanal kan være vanskelig, og avgjørende forhold er hvilken type kontaktinformasjon du har. Noen ganger har man kanskje et stor behov for å varsle parallelt i mange kanaler for å sikre seg at man dekker hele mottakergruppen raskt? E-postadresser, telefonnummer, mobilnummer og mobile apper er de vanligste mottakerne, noen ganger også telefaks og enda mer moderne – samarbeidsplattformer som f.eks Microsoft Teams.

Noen aktører tilbyr også telefonkonferanseløsninger. Disse kan nok ha sin begrensing i antall deltakere. Noen setter begrensninger i antall samtidige konferanser på sin plattform og du kan bli skadelidende dersom andre kunder benytter samme plattform samtidig. Andre har IP-baserte løsninger som skalerer langt bedre i krisesituasjoner.

Responsmuligheter

Har du behov for å få tilbakemeldinger fra mottakerne? Også her skilles det mye på løsningene og noen lar brukerne respondere mens andre tilbyr mer sofistikerte løsninger med videre manuell eller automatisert behandling av mottatte svar. Dette kan være svært nyttig funksjonalitet dersom man skal mobilisere ulike ressurser og sette sammen team basert på tilbakemeldinger. Behandling av respons bør kunne fungere uansett hvilken kanal man benytter. Svar på telefonoppringning, SMS, push-varsle eller e-post bør kunne følges opp i samme system.

Brukervennlighet

Varslingssystemer kan lett bli komplekse systemer, men selv om det finnes et hav av muligheter for oppsett og konfigurasjon av alarmer og varslinger, så trenger det ikke gå ut over brukervennligheten. Se etter systemer som gjør det mulig å aktivere alarmer og varslinger med ett klikk eller to. Når alarmen går er det viktig at du som ansvarlig finner den riktige røde knappen raskt og at du enkelt kan få oversikt over status i sendingen. Gode systemer kan automatisere videre behandling eller legge til rette for videre aksjoner basert på respons fra mottakerne.

Scenariostøtte

Maler er viktig under krisesituasjoner. Se etter et system som lar deg lagre maler for ulike scenarier før hendelsene inntreffer. Det kan by på utfordringer om man skal utforme klare budskap for alle kanaler, velge riktige mottakere og avgjøre hvilke kanaler man skal forsøke i hvilken prioritert rekkefølge. Et system som lar deg forberede de ulike scenariene blir raskt mer brukervennlig og risikoen for å gjøre feil blir langt mindre. Noen leverandører har støtte for varslingsrekkefølger og kanalvalg basert på tilgjengelighet i kanalen. Dermed kan man sette opp varslingsscenarier hvor man først varsler på telefon, dersom man ikke får levert melingen så kan man gjøre nye forsøk eller velge alternativ kanal for neste forsøk osv. helt til man når mottakeren eller at man innser at meldingen ikke skal sendes ut (tidsavbrudd).

Støtte for ulike språk

Globaliseringen har også kommet til Norge og svært mange ansatte, kunder eller samarbeidspartnere snakker et annet språk enn norsk, og arbeidsstyrken i dag blir stadig flerspråklig. Virksomheter har også internasjonale kontorer- Et varslings- og alarmsystem bør derfor ha støtte for flere språk. Å levere meldinger på mottakeren språk, gir økt trygghet for at meldingen blir mottatt og forstått.

Kontaktadministrasjon

Svært ofte opplever man at man har investert i ulike IT-systemer som krever manuelle rutiner for oppdatering. Et varslingssystem uten integrasjoner med virksomhetens HR og CRM-systemer har ikke samme verdi som et system som er sømløst integrert, slik at du kan holde kontaktdatabasen din oppdatert til enhver tid.

Tilgjengelighet

Med utgangspunkt i ditt behov må du også tenke på hvilke garantier du har behov for. Har du et behov for tilgang 24 timer i døgnet 365 dager i året eller er det nok å ha tilgang innenfor normalarbeidstid?

Tjenestekvalitet og kapasitet

Når det gjelder kvalitet på tjenestene så spriker det mye. Du kan få del i en felles tjeneste som benyttes av alle leverandørens kunder og havne i samme meldings-kø som alle andre når god jul og godt nyttår skal formidles på SMS eller du kan få dedikere og prioriterte tjenester. Forventningene til de ulike tjenestene kan variere. Man betaler gjerne for det man får. Har du forventninger om å kunne sende ut viktige meldinger raskt og effektivt må du kontrollere leverandærenes tall med praktiske tester for de ulike kanalene.

Sikkerhet og GDPR

Det føles kanskje som en unødvendighet å nevne, og alle forstår det, men det er lett å la seg lure. Ikke alle leverandører tar ansvaret like mye på alvor. Finne leverandører som kan dokumentere at både de og deres underleverandører tar informasjonssikkerhet og GDPR på alvor. Se nærmere på dokumentasjonen dersom du er opptatt av sikkerhet, foreta også de nødvendige undersøkelser så slipper du og dine ansatte, kunder og samarbeidspartnere ubehagelige overraskelser. Et ISO 27001 sertifikat for egen virksomhet og underliggende leverandører kan være en god start.

Sikringsfaget er verdisentrert – åtte grunner til hvorfor fokuset på verdier i sikkerhetsstyringen bør styrkes

Verdi, trussel, sannsynlighet, sårbarhet, konsekvens og avhengigheter er seks faktorer som virksomhetsikkerhetsforskriften krever at virksomheter underlagt sikkerhetsloven skal ta hensyn til når de vurderer risiko. Bedre forståelse I stadig større omfang evner virksomheter, offentlige som private, å legge disse faktorene til grunn når risiko vurderes. Men fremfor å anskueliggjøre faktoren «verdi» i en situasjon der […]

Les mer

Vet du hvor dataene dine lagres, og hvem som har tilgang til dem?

Folk som jobber med beredskap og krisehåndtering er opptatt av gode systemer der data lagres sikkert. I en verden der skybaserte tjenester er stadig mer utbredt, er det likevel ikke en selvfølge at det kun er din egen virksomhet som har tilgang til dine lagrede data. Dette avhenger av hvor maskinene til skylagringstjenesten befinner seg. […]

Les mer

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.