God krisehåndtering forutsetter en solid kriseorganisasjon

Historien har vist oss at kriser faktisk inntreffer, og det er helt sikkert at vi ikke har lært av historien. I evalueringen av de seneste årenes kriser har vi mange gjentagende funn hos de virksomhetene som har vært rammet: Mangelfullt planverk, manglende koordinering, uklare ansvarsforhold og fullmakter, uklart lederskap for å nevne noen. Med en solid kriseorganisasjon har virksomheten din fundamentet for god krisehåndtering på plass. Her gir jeg noen retningslinjer for hvordan en slik organisasjon bør bygges.

Hva må man være forberedt på?

En virksomhet må være forberedt på å håndtere alle dimensjonene av moderne krisehåndtering:

  • Evne å ivareta liv og helse
  • Opprettholde virksomhetens viktige leveranser
  • Ivareta ansatte og eventuelt deres pårørende
  • Kommunikasjon internt og med eksterne aktører
  • Ivareta virksomhetens omdømme 

Min erfaring er at det er oftest er uklart hvilke typer hendelser som vil bli håndtert av kriseorganisasjonen. Gjennom risikoanalyser er det avdekket hvilke hendelser som vil føre til en krise, og man får oversikt over årsakene til at slike hendelser inntreffer. Denne informasjonen bidrar til å skape forståelse for når man vil benytte kriseorganisasjonen og hva som skal ha inntruffet for at man skal komme tidlig i gang med håndteringen.

Hvor beredt er du på å håndtere en krise? Ta beredskapstesten og finn det ut i løpet av 2 minutter!

Slik bør en kriseorganisasjon organiseres

For å bygge en kriseorganisasjon, kan man gå frem på følgende måte:

1. Oppbygging:

Hvordan skal kriseorganisasjonen se ut; hvilke nivåer skal den ha; hva slags hendelser kan inntreffe; hvilke roller trenger man, og hvilket ansvar følger den enkelte rollen; hvem skal fylle de ulike rollene?

  1. En kriseorganisasjon bør være nivådelt for å sikre at ansvar og oppgaver i det daglige ikke endres ved en krise. Det er mange meninger om hva man bør kalle de ulike nivåene, men det viktigste er at beskrivelsen passer for virksomheten din. Her er det fullt mulig å være pragmatisk.
  2. Det må komme klart frem at kriseorganisasjonen skal settes sammen slik at den blir i stand til å håndtere alle dimensjoner av moderne krisehåndtering; ref. punkter i 2. avsnitt.
  3. Organisasjonen må fastsette hvilke fullmakter som er gitt de ulike nivåene og klargjøre hvem som har hvilke roller. Alle rollene må tilknyttes en person. For at kriseorganisasjonen skal være robust, er det avgjørende at det også utnevnes stedfortredere.
  4. Det må settes tydelige krav til hvordan opplæring, trening og øvelser skal foregå, og med hvilken frekvens. Disse aktivitetene må være obligatoriske – også for stedfortrederne.
  5. Det må besluttes at man alltid skal evaluere og lære av øvelser og hendelser 

2. Opplæring:

Det må gis god opplæring i konseptet og trening i de forskjellige rollene.

  1. Det er viktig at alle får den samme forståelsen for konseptet før de får anledning til å bidra i virksomhetens kriseorganisasjon. Dette bør gjøres gjennom obligatoriske grunnkurs i virksomhetens beredskap og krisehåndtering. Det er viktig at en innføring i virksomhetens risikobilde inngår i grunnkurset, og at det ikke er uklart hva som skal skje fra en hendelse inntreffer til kriseorganisasjonen er varslet.
  2. Deretter må det gjennomføres trening i rollene, eksempelvis:
    • Krisestabssjefer må lære å lede krisestaben og gjennomføre stabsmøter
    • Loggførere må trene på å dokumentere stabsmøter
    • Stabsmedlemmene må trene på bruk av egne beredskapsplaner og på å føre logg
    • Organisasjonen må trene på hvordan man ivaretar pårørende og håndterer dem som tar kontakt.
  3. Det må trenes ukentlig på varsling, loggføring og innkalling av kriseorganisasjonen. 

3. Trening og forberedelser:

Når denne grunnopplæringen er på plass, er kriseorganisasjonen klar for å begynne å øve.

  1. Start med skrivebordsøvelser for at alle medlemmene skal få klarhet i roller, ansvar, prosedyrer og samhandling internt og med andre aktører.
  2. Deretter kan man starte med spillstabsøvelser, hvor man trener på praktisk håndtering av ulike scenarier. Husk, det er viktig at scenariet for øvelsene er så realistisk som mulig.
  3. Dersom man dropper punkt 2, vil man oppleve at medlemmene har ulik forståelse av arbeidet i kriseorganisasjonen og dermed forskjellig utgangspunkt for å øve. Det gir redusert læringsutbytte og skaper i tillegg frustrasjon for dem som har satt seg inn i konseptet, og som utfører jobben slik rollen tilsier.
  4. Sett av tid til evaluering, og sørg for å gjøre nødvendige justeringer underveis.

Hvordan vet du at du har lykkes?

Følger du de tre trinnene over, vil du etter hvert se resultater. Vær tålmodig, det å skape en velfungerende og effektiv kriseorganisasjon tar tid. Det er langsiktighet og systematisk innsats som gir resultater. Først og fremst handler disse resultatene om at det enkelte medlemmet er trygg på hva som forventes. Dette gir virksomheten forutsigbarhet dersom man skulle bli rammet av krise. Det betyr også at man som virksomhet skaper en kultur for å ta tak i hendelser tidlig, og helst før de utvikler seg til å bli en krise. Da oppleves det som både spennende og meningsfullt å være medlem av virksomhetens kriseorganisasjon.

Besøk vår temaside – Dette må du vite om krisehåndtering!

Vet du hvor dataene dine lagres, og hvem som har tilgang til dem?

Folk som jobber med beredskap og krisehåndtering er opptatt av gode systemer der data lagres sikkert. I en verden der skybaserte tjenester er stadig mer utbredt, er det likevel ikke en selvfølge at det kun er din egen virksomhet som har tilgang til dine lagrede data. Dette avhenger av hvor maskinene til skylagringstjenesten befinner seg. […]

Les mer
Koronapandemien-6-tips-2020-blogg

Koronapandemien – 6 tips som gjør at du står sterkere hvis vi får en oppblomstring

Da sitter jeg her da – en erfaring rikere. Svaret på Covid-19 testen var negativ og jeg tenker at det var jammen nære på. Alle symptomer på Korona var der, ikke tap av smaksans, men samtlige andre. 6 dagers ventetid på test! Tenk det! Jeg trodde virkelig vi hadde lært nå, og fått på plass […]

Les mer

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.