Hvordan vil du som er leder av en virksomhet takle en uforutsett alvorlig hendelse ved arbeidsplassen din? Vil du kunne gå ut i riksdekkende medier en time etter en ulykke og gi etterrettelig og korrekt informasjon, og tydeliggjøre at du har kontroll over situasjonen? Du vil kanskje hevde at det kommer an på hendelsen. Min påstand er at de beste lederne kan det uavhengig av hva som har skjedd. Ikke fordi de har ekstreme personlige egenskaper, men fordi de har forberedt seg og organisasjonen sin på at ulykker kan oppstå. De er i forkant av situasjonen. Dette er hva beredskapsfolk kaller proaktiv metode.
Proaktiv beredskapsledelse innebærer å identifisere tiltak som kan styre utviklingen i ønsket retning og iverksette tiltak før omstendighetene tvinger en til å gjøre det.
Det handler altså om å være i forkant av det som skjer. En hendelse lever på en måte sitt eget liv og legger premissene for hvordan vi handler. En proaktiv kriseledelse jobber for å minimere omstendighetenes påvirkning av situasjonen og selv styre den.
En proaktiv metodikk standardiserer samhandlingsprosessen i beredskapsledelsen mot mobilisering, etablere og opprettholde felles situasjonsforståelse med påfølgende beslutninger og aksjoner og kan benyttes på alle beredskapsledernivå og i alle beredskapssituasjoner.
Les mer om krisehåndtering
Beredskapsverdier
All planlegging og håndtering knyttes til beredskapsverdiene (listet i prioritert rekkefølge):
- Liv og helse
- Miljø
- Materielle verdier
- Omdømme
Worst case scenario
Det er selvsagt ikke mulig å forutse eksakt når eller hvor en ulykke kan oppstå. Men personer med sikkerhets- og beredskapsfaglig kompetanse er gode til å peke på steder/prosesser/personer i en bedrift som er utsatt. Dette danner grunnlaget for risiko- og sårbarhetsanalyser og et planverk for krisehåndtering der proaktiv metode følges.
Konsekvensene av hver enkelt type hendelse vurderer vi i et worst case scenario. Så lager vi en plan der vi forbereder virksomheten på å håndtere det verst tenkelige utkommet av en hendelse. Sagt enkelt: Hvis virksomheten er forberedt på å takle det verste som kan skje, er det enkelt å skalere ned resursene om hendelsen viser seg å være mindre omfattende eller mindre alvorlig.
Fasene i proaktiv metode
1. Umiddelbare aksjoner og tiltak
Umiddelbare aksjoner er tiltak som utføres straks, der det ikke er tid til planlegging eller der dette er forutbestemt. Eksempler på dette er livreddende innsats, varsling av nødetater, iverksettelse av evakuering, etc.
Disse umiddelbare aksjonene og tiltakene bør være definert i plan/tiltakskort eller lignende.
2. Førstemøte
Beredskapsorganisasjonen møtes så nær opptil hendelsen som praktisk mulig. Dette er personer som allerede er tildelt viktige funksjoner i tilfelle en krise oppstår. De er drillet i oppgavene de skal utføre og skal utføre dem uansett hendelsens omfang. Kriseleder kaller inn til dette møtet. Det er et kort møte med en fast agenda som alle kjenner. Dette for å unngå tvil, forvirring og unødig administrasjon i en situasjon der tiden er knapp og presset høyt.
De viktigste punktene på agendaen til førstemøtet:
- Hva er situasjonen (stikkord; hendelse, mennesker, miljø, materiell)?
- Hva er gjort?
- Hva er potensialet (stikkord; mennesket, miljø, materiell, (omdømme)?
- Hva gjør vi nå?
- Hva trenger vi for å gjøre dette?
- Hvem skal varsles internt og eksternt?
I førstemøtet blir konsekvenspotensialet definert, og en situasjonsspesifikk plan for å håndtere konsekvenspotensialet blir bestemt. Førstemøte og statusmøter gjennomføres både på operativt og strategisk nivå. Innholdet i møtene, og også varigheten, er forskjellig, gitt ulikt ansvarsområde, men de viktigste punktene over er de samme.
Effektiv varsling ved uønskede hendelser
3. Fokus
Kriseleder avgjør hvor man har fokus fram til neste møte der mer informasjon er tilgjengelig.
Dersom det er fare for liv og helse, rettes all innsats inn mot å redde liv og /eller hindre personskade, frem til neste fokus etableres (gjennom statusmøte). Poenget er at rutinene er de samme uansett hva som er i fokus. De involverte er de samme, tidsvinduet er det samme, og prosessen er den samme, som om liv og helse sto i fare.
4. Tiltak
Når du har avgjort fokusområde i førstemøtet, har hver enkelt person i kriseledelsen ansvar for å gjennomføre sine tiltak. Tiltakene er allerede fastsatt og fordelt mellom medlemmene i beredskapsorganisasjonen. Førstemøtet fastsetter hvilke tiltak som er nødvendige for å få kontroll på den aktuelle hendelsen.
Hva inneholder et tiltakskort?
5. Statusmøte
Etter hvert som du får oversikt over situasjonen, eller noe uforutsett skjer, innkaller beredskapsleder til statusmøte. Her deler man informasjonen som er tilgjengelig på det tidspunktet, og hver funksjon må avgi en kort statusoppdatering. Hensikten med møtet er å avgjøre om man skal gå videre til neste fokusområde eller endre kurs. I dette møtet fastsetter man gjerne ved hvilke intervaller disse møtene skal foregå dersom ikke noe uforutsett krever umiddelbar oppdatering og handling. Denne syklusen følges til situasjonen er normalisert.
Ta kontrollen!
Ingen kan fullt ut sikre seg mot at uønskede hendelser og ulykker oppstår i en virksomhet. Men det er min påstand at det er mulig å kontrollere forløpet av en hendelse og styre den slik at man minimerer konsekvensene for liv, helse, miljø, materiell og omdømme.
Ledere i rammede virksomheter har et enormt press på seg i slike situasjoner. En godt trimmet beredskapsorganisasjon håndterer en uforutsett hendelse profesjonelt og effektivt, og gir lederen sin mulighet til å framstå med den roen og kontrollen en slik situasjon krever.
Starter du på scratch når ulykken er et faktum, er du prisgitt omgivelsene og hendelsens egen utvikling. Med proaktiv krisehåndtering kan dere faktisk styre forløpet og gjenvinne kontrollen innen kort tid. Hva det vil bety for bedriften din, er nesten ikke målbart i penger.
Jan Terje Sæterbø
Jan Terje er Prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder, og har også en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet.
