Hvor mange styringssystemer trenger du – egentlig?

I min verden er det egentlig bare én ting som er verre enn å ikke ha et styringssystem – og det er å ha et som ingen følger – enten det er fordi det er for komplekst, for fragmentert, for lite relevant eller utilstrekkelig implementert.

Begrepet er sterkt knyttet til standarder utgitt av ISO, herunder kanskje spesielt fagstandardene ISO 9001 (kvalitet), ISO 14001 (miljø) og ISO 27001 (informasjonssikkerhet).

Selv om det er forskjeller, har kravene mye til felles på tvers av de ulike områdene. Likevel ser vi ofte klare tegn på fragmentering i styringssystemene – de ulike områdene utvikles og foredles hver for seg uten et tilstrekkelig blikk for hva som vil være best for helheten.

Hva er hensikten med et styringssystem?

Hensikten er å

  • støtte virksomheten i å gjennomføre oppgavene som kreves for å sikre at den når sine mål, innenfor gjeldende regelverk, uten unødvendig ressursbruk
  • etablere barrierer som forhindrer uønskede og utilsiktede hendelser.

Du kan hverken sikre deg mot overraskelser eller eliminere all risiko – men du kan forberede deg på å takle det som kommer. Book en uforpliktende DEMO av CIM her.

Systemet skal altså bidra til å gi en rimelig sikkerhet for at virksomheten når sine mål innenfor områdene målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler.

I bunn og grunn handler det om:

  • Å skape en bevissthet om det vi holder på med og de muligheter og utfordringer vi kan støte på underveis i arbeidet, herunder at vi
  • leverer det vi sier vi skal levere
  • opptrer forutsigbart, ryddig og ordentlig
  • forholder oss til avtaler, lover og regler
  • håndterer risiko og ikke skader noen eller noe
  • bidrar til å ta vare på miljøet
  • Å ha trygghet for at vi har den kompetansen, erfaringen og de verktøyene vi trenger, og for at vi har etablert de barrierene (i form av styring) som skal til for at vi skal kunne gjøre jobben på en trygg og god måte
  • Å sikre at vi har evne, vilje og kapasitet til å håndtere små og store avvik fra normalsituasjonen
  • Å sikre at vi bruker de erfaringene vi gjør oss til systematisk forbedring – altså ganske enkelt til å lære og bli bedre – enkeltvis og som organisasjon

Styring med hensikt – ikke for styringens del

Når vi etablerer og reviderer styring og systemer for dette, er det viktig at vi med jevne mellomrom minner oss selv om hensikten. Vi etablerer ikke styring for styringens del. Vi gjør det heller ikke for å sikre at alle alltid gjør alt likt. Vi gjør det for å støtte virksomheten i å gjennomføre oppgavene som kreves. Det må gjenspeiles både i hva det styres på og hvor dypt i detaljene styringen går.

Når det beste blir det godes fiende

Fagspesialister som utvikler styring innenfor eget fagområde har, naturlig nok, en tendens til å bruke fagterminologi som kan virke fremmedgjørende. I tillegg har de en tendens til å grave seg litt for dypt ned i detaljer og eventualiteter. Dette bidrar til å gjøre styringen kompleks og etablerer krav og prosesser som ikke favner flere områder på en tilstrekkelig god måte.

Hvis styringen blir for omfattende og kompleks, hvis det blir for mange og for detaljerte krav og prosesser, og hvis jeg samtidig opplever at kravene og prosessene ikke er direkte relevante for meg i min hverdag, så finner jeg andre løsninger. Så enkelt er det.

God styring kan være overordnet og uformell, detaljert og dokumentert eller et sted imellom disse ytterpunktene. Behovet defineres av

  • lovkrav ut fra virksomhetens egenart
  • ledelsens styringskompetanse
  • de ansattes utførerkompetanse
  • virksomhetens kultur
  • kostnadene ved, og effekten av, styringsprosesser og kontrolltiltak
  • hvilken risiko ledelsen aksepterer

Målet må være å gjøre styringen så relevant og enkel som mulig – men ikke enklere. Det er fullt mulig å lage prosesser, prosedyrer og krav som

  • omfatter det som er absolutt viktigst, og
  • samtidig oppfordrer og bemyndiger den enkelte til å bruke sin fagkompetanse, kunnskap og erfaring til å finne den beste løsningen i den situasjonen man er i.

Det er langt mer krevende å lage enkel, god og hensiktsmessig styring enn å lage den rigid og detaljert. Den enkle vil antakelig også være mer krevende å implementere – ikke minst fordi den krever medarbeidere som tar ansvar gjennom aktiv forvaltning og anvendelse. Når den vel er implementert, vil den imidlertid være langt mer robust.

Enkelt er bra

Veien til et helhetlig styringssystem er like enkel som den er krevende:

  • Gjør det enkelt
  • Sørg for at styringen er risikobasert
  • vi styrer der vi må, og gir frihet der vi bør og kan
  • den er detaljert og dokumentert der det er nødvendig, og overordnet og uformell der det er mulig
  • Sørg for at informasjonsinnholdet oppleves relevant og nyttig, imøtekommer brukernes behov og tilfredsstiller kravene til styring
  • Sørg for at informasjonsarkitekturen
    • er logisk, konsistent og konsekvent, at den sikrer gjenkjennbarhet og legger til rette for enkel og intuitiv tilgang til relevant innhold
    • sikrer at tilgang til informasjon tilpasses den enkeltes behov med enkel og effektiv navigasjon med færrest mulig nivåer – kortest mulig vei fra tanke til informasjon

Det er altså intet krav at et styringssystem skal være svulmende, infløkt og byråkratisk, selv om selve begrepet kan gi slike assosiasjoner. Styringssysetemet speiler rett og slett hvordan de som har utviklet det tenker.

Hvordan er status i din virksomhet – klarer dere å tenke enkelt nok?

Jørn-Ivar Hellesnes

Jørn-Ivar var ansatt som sikkerhetsrådgiver i Advansia, part of AFRY (tidligere One World). Han er utdannet ved Krigsskolen og har mer enn 20 års erfaring som leder, rådgiver og prosjektleder i offentlig og privat sektor. Han har blant annet arbeidet i Forsvaret, ved Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap, i Teleplan og i Statoil. Jørn-Ivar er sertifisert revisjonsleder kvalitet og har nøkkelkompetanse innenfor fagområdene prosjektledelse, kvalitet- og risikostyring, kvalitetssystemer, beredskap og krisehåndtering.

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.