Det er få bransjer som har er like opptatt av sikkerhet og beredskap som fly-industrien. I Avinor jobber vi etter et utvetydig sikkerhetsmål: Ingen luftfartsulykker eller alvorlige personskader der Avinor er involvert. Som senior rådgiver innen sikkerhet har det falt på meg å implementere et beredskapssystem som både støtter et strengt sikkerhetsregime og er intuitivt å bruke for alle som er tilknyttet en av våre 45 flyplasser.
Se vår ressursside om beredskap i offentlige og private virksomheter
Kompleksitet kan aldri gå på bekostning av sikkerhet
Avinor er en betydelig offentlig aktør og sitter på mye informasjon som det er viktig at nødetater, samferdselsdepartementet og Luftfartstilsynet har tilgang til. Det betyr at Avinor, i tillegg til det omfattende nettverket av flyplasser, som alle består av ulike fagmiljøer, må være tilknyttet det offentlige sikkerhets- og beredskapsnettet.
Dette gir et ganske komplekst nett av forbindelser som CIM, og dermed også jeg, må kunne håndtere uten at det går på bekostning av sikkerhetselementer som, for eksempel, informasjonsformidling og personvern. Her er mine råd til dere som skal implementere et beredskapssystem i en større virksomhet:
Ta opplæring ansikt til ansikt
Jeg har innført systemet vi bruker på 45 flyplasser, noen ved fysisk tilstedeværelse, andre over Skype. Min erfaring er at tilstedeværelse er tre- fire ganger mer effektivt. I tillegg bygger du opp en tettere relasjon til dem som skal bruke systemet, og det blir lettere for dem å be om hjelp senere.
Vi har satt opp systemet på en rollespesifikk måte. Det betyr at en persons ansvar bestemmer hva slags bilde vedkommende får opp når hun åpner CIM. En ekstern aktør, eksempelvis en kommune, får kun en input bruker. Det betyr at de kan tilføy til systemet, men ikke hente ut noe som helst. En person på Widerøe ground service for eksempel kan sende informasjon inn i systemet, men kan selv ikke se noe fra den hendelsen eller andre hendelser.
Systemet er også nivådelt, men ikke på en slik måte at de på høyeste nivå har tilgang til alt. Strategisk nivå skal ikke ha all informasjon. Det vil bli støy og hindre dem i å ivareta sitt strategiske ansvar.
Benytt ikoner og andre intuitive hjelpemidler
Et styringssystem fungerer bare så lenge de ansatte bruker det, og ansatte bruker bare systemet så lenge det hjelper dem i hverdagen. Vi har brukere som ikke er inne i systemet på flere måneder, derfor har jeg jobbet for å gjøre systemet så intuitivt som mulig. Jeg har benyttet ikoner slik at brukerne enklere skal navigere i systemet, og jeg har hatt et mål om at ingen oppgaver skal kreve mer enn tre klikk. Dessuten øver vi månedlig på bruk av systemet. Det blir også en kvalitetssikring av at rett person får riktig melding osv.
Bygg et automatisk dashbord
Jeg har stått alene med implementeringen av styringssystemet. Jeg har vært både bygger og ansvarlig for opplæring. Er du i samme situasjon som meg så anbefaler jeg sterkt at du bygger et automatisk dashbord for å redusere tiden brukt på prosjektledelse. Jeg bygget mitt i Excel hvor jeg til enhver tid hadde kontroll på tidsbruk, kostnader, slack og arbeidspakker.
Sett opp tydelige rutiner for varsling
Det betyr lite at du har et styringssystem dersom informasjonen ikke når de rette menneskene når det virkelig gjelder. Derfor er det viktig å sette opp varslingssløyfer slik at alle vet hvem de skal informere, og hvor en persons ansvar begynner og slutter.
Hos oss er det ofte tårnet som får beskjed først. De sitter veldig godt til og har totaloversikten. Tårnet ringer deretter driftssentralen som varsler relevant personell. Dette kan eksempelvis være taktisk krisestab og lokalt mannskap. Dersom hendelsen er alvorlig kan den eskaleres til operasjonell stab på Bjørvika. Slik sikrer vi at varsling blir gjennomført effektivt og korrekt hver gang.
Størrelsen på virksomheten din trenger altså ikke å være et hinder for godt beredskapsarbeid, bare du velger et system som er intuitivt slik at de ansatte faktisk bruker det. Lykke til!
Johan Lindström
Johan er seniorrådgiver i Avinor. Han jobber med prosjektledelse og implementering av styringgsystem for sikkerhet og beredskap på norske flyplasser. Han er utdannet innen prosjektledelse fra USN, lederutdannelse fra BI og har gått på Räddningsskolan Rosersberg.
Book en demo:
Avtal en uforpliktende demo
Hvordan kan CIM bidra i din organiasjon
