Koronapandemien – 6 tips som gjør at du står sterkere hvis vi får en oppblomstring

Koronapandemien-6-tips-2020-blogg

Da sitter jeg her da – en erfaring rikere. Svaret på Covid-19 testen var negativ og jeg tenker at det var jammen nære på. Alle symptomer på Korona var der, ikke tap av smaksans, men samtlige andre. 6 dagers ventetid på test! Tenk det! Jeg trodde virkelig vi hadde lært nå, og fått på plass testressurser til neste fase – rett over ferien. Nå står tusenvis av mennesker i test-kø og sesongen for forkjølelse, halsbetennelse og influensa banker på døren. Barnehager, skoler, universiteter og høyskoler har åpnet for fullt. Barer og nattklubber skjenker oss fulle som alker og hva kommer nå? Lekestue?

Nei da, en kontrollert økning av smitte i samfunnet, som vi kan leve med – det er den nye normalen. Definisjonen av en krise er blant annet at vi ikke har ressurser eller kapasitet til å håndtere situasjonen med de ressurser vi har tilgjengelig – så er vi i en slags krise allikevel da! Vi må bare leve med en viss grad av usikkerhet – risiko som er akseptabel for samfunnet, og med det må vi forberede oss på den nye normalen.

Så, jeg var Covid-19 negativ i alle fall for noen timer, til jeg igjen var på farten og utsatt for potensiell smitte. Det får meg til å tenke på en rekke forhold som jeg kan forbedre til neste gang – hvis det kommer. For her kunne jeg ha blitt pasient null i egen organisasjon, den ene som ødela for festen og spredde viruset over alle hauger via familie, venner og deltakere på en utstilling av amerikanske bilder, og mye, mye mer.
Her har du noen av mine tips:

1. Ta tak i evalueringen og gjør noe med dine funn. Har du ikke evaluert, så er det på tide!

Hjemmekontor, som har vært et viktig tiltak har åpenbare fordeler og ulemper – hvilke konsekvenser vil det ha over tid for arbeidsinnsats, lagfølelse, tilhørighet, lojalitet, kompetanseoverføring og samarbeid osv. Hvilke kortsiktige og langsiktige konsekvenser vil dette få? Har du vurdert å foreta en medarbeiderundersøkelse nå – for å måle temperaturen i egen virksomhet? Ikke glem kundene heller – hvordan opplever de situasjonen – klarer vi å levere på forventningene? Ta imot noen tips til evalueringen her

2. Sørg for at strategisk nivå i virksomheten gjør et seriøst arbeid på langsiktige virkninger av hendelsen

Det kan være vanskelig å forutse fremtiden, men nødvendig for å overleve på sikt – glem heller ikke at det i et slikt arbeide oppstår muligheter. Vi har vært gjennom et halvår med unntaksstilstand i verden og alle har vi vært og er usikre på hva fremtiden bringer. Daglig har vi fått oppdateringer om nedgang og oppgang i smittetall og stygge dødstall. Så langt har vi vært «heldige» i Norge og vi hører ofte at det er de eldre som dør av Covid-19. Men konsekvensene er langt fra bare kortsiktige og mange ledergrupper har hatt nok å stri med i operativ håndtering og langt de færreste har klart å løfte blikket og se inn i glasskula.

3. Oppdatert kontaktinformasjon

Vær forberedt på at det kan komme en ny og uventet oppblomstring av Covid-19 – vi hører om historier og forskning som forteller at pasienter kun blir immune i kortere perioder og at en vaksine sannsynligvis heller ikke vil ha langsiktig effekt, så det er ikke usannsynlig at vi må slite lenge med denne pandemien. Sørg for at kontaktinformasjonen til ansatte og samarbeidspartnere er oppdatert, slik at presis informasjon kommer frem raskt og gir deg oversikt over situasjonen.

Klargjør og oppdatert distribusjonslister og ringelister.

4. Loggfør hvem, hva, hvor

Mange nye krav har kommet som et resultat av smittevern og sporing av smitte. Har du behov for å dokumentere tilstedeværelse? Tenk gjennom hvordan dere skal bidra til å spore smitte på eller utenfor jobben hvis en eller flere av dine ansatte er blitt smittet. Tillater dere besøk på arbeidsplassen? Registrerer dere hvem som kommer og går? Hvem deltar på møter med hvem og hvor? Har vi satt oss i stand til å forenkle jobben når den kommer eller er det noe du har tenkt å ta på sparket hvis det skjer?

5. Legg en plan for stort sykefravær  

Svært mange bedrifter har ikke tenkt gjennom hvordan de skal håndtere en situasjon hvor det ikke er nok ressurser på jobb til å håndtere daglige gjøremål – har du/dere en plan for dette eller tenker du bare at «det kommer ikke til å skje oss?». Hvor stort sykefravær kan vi tåle? Under Koronaen har flere virksomheter måttet stenge ned på grunn av smitte og ikke minst på grunn av karantene. Legg en plan og ha prosedyrene klar for hva du skal gjøre – du kan fint bli den neste.

6. Bestem dere for hvordan dere skal organisere det videre arbeidet, se på nødvendigheten for å ha stedfortredere, da hendelsen kan bli langvarig

Mange virksomheter har slitt med organiseringen. Ingen er vel uenige i at det er en krise som pågår, og at den kommer til å vedvare. Derimot er det mange ulike måter å organisere arbeidet på og en av egenskapene med kriser som vedvarer over tid er at det i perioder er roligere enn andre perioder og at man dermed ikke alltid føler at man står i en krise. En vanlig feil da er at man legger ned arbeidet eller flytter hendelsen tilbake i linjeorganisasjonen med uklare roller og ansvar, samt uklare kriterier for oppskalering av hendelsen. Dette fører ofte til at man igjen kommer «bakpå» i den videre håndteringen. Hva som er riktig organisering skal ikke jeg ta stilling til, for det må hver enkelt gjøre i forhold til hvilke konsekvenser hendelsen kan medføre for den enkelte.

Les mer om hvordan du kan etablere en solid kriseorganisasjon her.

Den nye normalen?

Vi har alle hørt det og våre ledere gjentar det – dette kommer til å ta lang tid! Vi venter på en vaksine som kommer neste år, som ikke alle kan få og som det tar tid å produsere og distribuere. Er tiden igjen moden for å bygge kontorer og fjerne åpent landskap? Eller holder det med å lage turnusordninger der man jobber på kontoret 1-2 uker hver måned? En ting er i alle fall sikkert og det er at vi har fått god innledende trening på bruk av Teams, Zoom og andre videokonferanse-løsninger, og jeg må si – det er på tide å rydde opp! Under koronahendelsen har jeg sett så mange møkkete t-skjorter, hjemmekontor på soverom, loft og kjellere at det helt sikkert skader selskapenes omdømme. Her trengs det en policy 😉

I mars skrev jeg en bloggartikkel om kontinuitet i krisetider – den er fortsatt aktuell.

Det er litt fristende å avslutte med innledningen til en av Whitsnake sine sanger fra 70-tallet, selv om historien handler om noe helt annet enn Korona. Teksten er hentet fra «Here I go again»:
“No, I don’t know where I’m goin’ – But I sure know where I’ve been”

Frode Lien Otnes

Frode er gründer og direktør i F24 Nordics. Han er utdannet innen økonomi og administrasjon ved Handelshøyskolen BI. I 2006 startet han F24 Nordics for å utvikle et elektronisk krisestøtteverktøy. Frode har ledet utviklingen av CIM og har aktiv prosjekterfaring fra implementeringen av CIM i blant annet regjeringens krisestøtteenhet og den omfattende implementeringen av krisehåndteringsverktøy hos DSB, fylkesmenn og kommuner. Sammen med Helsedirektoratet implementerte han også HelseCIM i alle landets helseforetak i 2012.

Varsling via meldinger fra telefon

9 ting du må huske ved kjøp av alarm og varslingssystem

Når du skal kjøpe alarm og varslingssystem, er det visse funksjoner og tjenester du bør vurdere. Varslingssystemer er omfattende og de har mange ulike fokus. Befolkningsvarsling, Servicevarsling, Gruppevarsling, Beredskapsvarsling, Mobiliseringsvarsling, Alarm og Lokasjonsvarsling – kjært barn har mange navn og mulighetene er mange. Når varslingssystemer er så omfattende er det viktig å forstå at de […]

Les mer

Sikringsfaget er verdisentrert – åtte grunner til hvorfor fokuset på verdier i sikkerhetsstyringen bør styrkes

Verdi, trussel, sannsynlighet, sårbarhet, konsekvens og avhengigheter er seks faktorer som virksomhetsikkerhetsforskriften krever at virksomheter underlagt sikkerhetsloven skal ta hensyn til når de vurderer risiko. Bedre forståelse I stadig større omfang evner virksomheter, offentlige som private, å legge disse faktorene til grunn når risiko vurderes. Men fremfor å anskueliggjøre faktoren «verdi» i en situasjon der […]

Les mer

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.