Når en ikke-alvorlig hendelse gir endringer i beredskapsplanen

Tenk deg at du har fått ansvaret for at beredskapen ved Universitetet i Stavanger er tilfredsstillende. Mer enn 100.000 kvadratmeter bygningsmasse og 13.000 mennesker omfattes av jobben du skal gjøre. Så går alarmen, og en person med våpen er observert løpende på en parkeringsplass, og et mulig terrorangrep er på gang.

Gjesteblogger Even Heien er beredskapskoordinator ved Universitetet i Stavanger. Her forteller han hvordan en ikke-alvorlig hendelse avdekket hull i beredskapen, og hvordan denne hendelsen er brukt til å øke risikoerkjennelsen, styrke beredskapen og bedre evnen til krisehåndtering.

En ikke-alvorlig hendelse skaper endringer

En utfordring for oss på Universitetet i Stavanger er at vi faktisk ikke har hatt noen reelle kriser. Dette er selvfølgelig bra, men det er likevel viktig å jobbe kontinuerlig med beredskap og krisehåndtering for å avdekke eventuelle mangler.

Vi er en stor organisasjon med over 13.000 mennesker. Virksomheten til et universitet – med mange avdelinger, mange mennesker med ulik tilknytning og stor tilgjengelighet -betyr store utfordringer for sikkerhet og beredskap. For å bedre beredskapen og tilrettelegge for bedre håndtering av krisesituasjoner, startet vi med CIM som krisestøtteverktøy i 2015. Både beredskapsteamet og kriseledelsen har jobbet fokusert med plan og rutiner, og vi trodde vi var godt forberedt da alarmen gikk.

For på en rolig høstdag på en av universitetets parkeringsplasser, holdt noen av våre mediestudenter på med et filmopptak. En skuespiller løp med et våpen synlig, og noen forbipasserende reagerte og varslet resepsjonen om dette.

> Les også: Trenger en trusselvurdering i skolen å omfatte skoleskyting?

Resepsjonen manglet trening og klare instrukser for hva de skulle gjøre i slike tilfeller, og dette skapte kaos og en uoversiktlig situasjon. I beredskapsplanen hadde vi glemt hvor viktige resepsjonene og ekspedisjonene faktisk er, og hvor avgjørende det er å ha en god plan og nok trening for å motta informasjon og varsle riktig. Heldigvis var ikke dette en reel hendelse, men den fikk likevel satt oss på prøve og avdekket at vi ikke hadde god nok responsevne.

For å rette opp i dette har vi utarbeidet en ny beredskapsplan hvor varslingssystemer, resepsjon og ekspedisjonene har en viktig rolle. Vi har tilrettelagt et eget tiltakskort for resepsjonene med klare instrukser for hva og hvordan de skal motta informasjon og hvem de skal varsle ved slike hendelser. Hendelsen avdekket også behovet for beredskapstrening og bedre opplæring av ansatte i ekspedisjonene. De trenes nå to ganger i året, og det er også årlig kurs i håndtering av truende personer.

> Les også: Hva kan vi lære av en beredskapsøvelse ved skrivebordet? 

Engasjement gir bedre bevissthet

Engasjement og riktig fokus skaper gode ringvirkninger her på Universitetet i Stavanger. Vi har lært at ting skjer når du minst venter det og at situasjoner, som nesten-hendelsen på parkeringsplassen, øker risikoerkjennelsen og danner grunnlag for kritisk refleksjon rundt vår håndteringsevne. Det er ingen i beredskapsteamet eller kriseledelsen som er i tvil om det faktisk kan skje noe, og at det er hensiktsmessig å være godt forberedt.

Jeg vil til slutt komme med en liten oppfordring til andre utdanningsinstitusjoner – se etter hull i beredskapsplanen før noe skjer! Resepsjonen og ekspedisjonene spiller en avgjørende rolle her hos oss, og slik er det for mange andre også. Vi kunne ikke bedt om en bedre måte å teste vår håndteringsevne på, enn hendelsen på parkeringsplassen. Dette ga oss en enestående mulighet til å forbedre planen og våre rutiner. Vi er nå bedre rustet hvis en reell krise skulle inntreffe.

Even Heien

Even Heien er beredskapskoordinator ved Universitetet i Stavanger.

Gratis e-bok:

Hvordan skrive en Beredskapsplan

En praktisk guide til struktur og innhold

Har du spørsmål knyttet til våre produkt og tjenester?

Ta gjerne kontakt via telefon, e-post, eller i kontaktskjema under.
Send oss dine spørsmål og få svar.